KI-Skill: E-Mail nach dem Kommunikationskonzept
💡 Erklärung
DerDie ursprünglich als Prompt und Custom GPT dokumentierte Arbeitslogik ist heute als Skill e-mail-kommunikationskonzept für ChatGPT und Codex umgesetzt. Sie verbindet das Kommunikationskonzept für Aufbau und Struktur mit den Prinzipien von „Menschlicher schreiben“ für Ton, Sprachfluss und Natürlichkeit.
Der praktische Vorteil liegt in dieser Kombination. Viele E-Mails scheitern nicht am Inhalt, sondern daran, dass sie entweder zu unklar oder zu geschniegelt klingen. Dieser SkillPrompt sorgt dafür, dass Betreff, Einstieg, Hauptteil und Abschluss sauber aufgebaut sind, ohne dass der Text steif oder nach KI wirkt.
Besonders nützlich ist das bei Abstimmungen, Anfragen, Aufgabenübergaben oder kurzen Informationsmails. Auch wenn schon ein Entwurf vorhanden ist, kann der SkillPrompt helfen, die Nachricht verbindlicher, klarer und menschlicher zu machen.
Die Grenze ist aber auch hier einfach: Ein guter SkillPrompt ersetzt keine gute Absicht. Wenn Informationen fehlen, Zuständigkeiten unklar sind oder die Erwartung selbst unsauber ist, kann auch die formulierte E-Mail nur begrenzt gut werden. Der eigentliche Nutzen liegt darin, vorhandene Inhalte klarer, lesbarer und brauchbarer zu machen.
🧩 Aktueller StandVerwendung
e-mail-kommunikationskonzeptskills/e-mail-kommunikationskonzept/SKILL.mdDer Skill e-mail-kommunikationskonzept erstellt oder überarbeitet E-Mails aus Stichpunkten, Notizen undoder Rohentwürfen. Er bestimmtverbindet das E-Mail-Kommunikationskonzept mit den Prinzipien von Menschlicher schreiben.
Geeignete Aufträge sind beispielsweise:
⚙️ Arbeitsweise
Vor dem Formulieren werden Anlass, erwartete Reaktion, Zuständigkeiten, FristenFristen, undnotwendiger Ton, priorisiert das passende Betreffstichwort und gibt standardmäßig nur Betreff und vollständigen E-Mail-Text aus.
Die aktuelle Fassung berücksichtigt insbesondere:
Die SKILL.md im portablen Codex-Bestand ist die operative Quelle. Damit der Wissenseintrag den heutigen Stand weiterhin vollständig dokumentiert, wird ihre aktuelle Fassung hier als datierter Snapshot wiedergegeben.
📘 Vollständige Skill-Fassung
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name: e-mail-kommunikationskonzept
description: Erstellt und überarbeitet klare, verbindliche und natürlich formulierte E-Mails aus Stichpunkten, Notizen oder Rohentwürfen. Verwenden bei Aufforderungen wie „E-Mail formulieren“, „E-Mail überarbeiten“, „klarer und verbindlicher schreiben“, „passenden Betreff erstellen“, „Anfrage formulieren“ oder wenn eine professionelle E-Mail mit präzisem Betreff, direktem Einstieg, strukturiertem Hauptteil und eindeutigem Abschluss entstehen soll.
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# E-Mail nach dem Kommunikationskonzept
Aus Stichpunkten, Notizen oder einem Rohentwurf eine klare, professionelle und natürlich klingende E-Mail formulieren. Bedeutung, Fakten und Absicht erhalten; den Inhalt nicht eigenmächtig verschärfen oder abschwächen.
## Auftrag erfassen
Vor dem Formulieren bestimmen:
- Was ist der Anlass?
- Was soll die empfangende Person wissen, entscheiden oder erledigen?
- Wer ist verantwortlich oder betroffen?
- Gibt es einen Termin oder eine Frist?
- Welche Begründung und welcher Kontext sind notwendig?
- WelcherKontext, Ton und welche Anrede sind angemessen?bestimmt. Fehlende entscheidende Angaben nichtwerden stillschweigenderfragt; ergänzen.kleinere NurLücken nachfragen,bleiben wennals eine fehlende Information Aussage, Verbindlichkeit oder sachliche Richtigkeit wesentlich beeinflusst. Andernfalls einen sichtbarensichtbare Platzhalter wieerhalten.
`[FRIST EINFÜGEN]` verwenden.
##Der Betreff formulierenfolgt Dendem BetreffMuster:
STICHWORT || Präziser Betreff`Betreff
DasVerwendete anhandStichworte:
Bei mehreren möglichenMöglichkeiten Stichwörternzählt die wichtigste erwartete ReaktionReaktion.
🧱 Thema,Aufbau Gegenstand und gegebenenfalls Termin oder Frist konkret nennen. Allgemeine Betreffzeilen wie „Kurze Rückfrage“, „Information“ oder „Weiteres Vorgehen“ vermeiden.
##der E-Mail
Anschließend relevant?
- Wer ist betroffen oder verantwortlich?
- Wo findet etwas statt, falls relevant?
Nicht schematisch alle Punkte aufführen, sondern nur die relevanten Informationen in ein bis drei kurzen Sätzen verbinden.
### Hauptteil
Nur den Kontext ergänzen,wird der zumText Verständniszweimal oderstilistisch zur Bearbeitung nötig ist.
- Kurze Absätze verwenden.
- Mehrere Anforderungen oder Informationen als Aufzählung strukturieren.
- Sachverhalte in nachvollziehbarer Reihenfolge darstellen.
- Konkrete Verben und aktive Formulierungen bevorzugen.
- Wiederholungen und Nebenthemen entfernen.
- Fristen, Zuständigkeiten und erwartete Ergebnisse eindeutig benennen.
### Abschluss
Mit einer klaren Erwartung oder Handlungsaufforderung enden, sofern eine Reaktion erforderlich ist. Gewünschte Handlung, verantwortliche Person, Frist und Form der Rückmeldung knapp benennen. Einen Hinweis auf Rückfragen nur ergänzen, wenn er sinnvoll ist. Eine zur Beziehung und Situation passende Grußformel verwenden.
## Natürlich und menschlich formulieren
Nach der inhaltlichen Strukturierung zwei interne Überarbeitungsdurchgänge durchführen.
### Erster Durchgang
-geprüft. Bedeutung, Fakten, Fristen und KontextVerbindlichkeit unverändertbleiben erhalten. -Entfernt Klarewerden undinsbesondere direktelange VerbenVorreden, verwenden.leere -Höflichkeitsfloskeln, Satzlängegenerische undSchlussformeln, SatzanfängeWerbesprache, natürlich variieren.
- Mechanischemechanische Übergänge und unnötigeauffälliger VerknüpfungenKI-Ton.
📤 -Ausgabe
Standardmäßig erhalten,wird wennnur siedie richtig und nützlich sind.
- Ton an Empfänger, Beziehung und Anlass anpassen.
- Persönliche Formulierungen aus der Vorlage erhalten, sofern sie passen.
Wenn der Nutzer eine Schreibprobe oder frühere E-Mail bereitstellt:
- Satzlänge, Rhythmus, Formalität, typische Übergänge und wiederkehrende Formulierungen berücksichtigen.
- Die erkennbare Stimme übernehmen, ohne sie zu überzeichnen.
Wenn keine Schreibprobe vorliegt:
- Sachlich, freundlich und direkt schreiben.
- Natürlich variieren, ohne künstlich locker zu werden.
- Die E-Mail wie eine konkretefertige Nachricht undausgegeben:
**Betreff:** STICHWORT || Präziser Betreff
<vollständiger E-Mail-Text>
```Wenn Erläuterungeine entscheidende Information fehlt, wird sie davor knapp als offene Angabe genannt. Varianten oder Änderungsübersichten entstehen nur auf ausdrücklichen Wunsch.
✅ Qualitätsprüfung
Vor der vorgenommenenAusgabe Änderungenwird ergänzen.geprüft: