KI-Skill: E-Mail nach dem Kommunikationskonzept

💡 Erklärung

Der Skill e-mail-kommunikationskonzept für ChatGPT und Codex verbindet das Kommunikationskonzept für Aufbau und Struktur mit den Prinzipien von „Menschlicher schreiben“ für Ton, Sprachfluss und Natürlichkeit.

Der praktische Vorteil liegt in dieser Kombination. Viele E-Mails scheitern nicht am Inhalt, sondern daran, dass sie entweder zu unklar oder zu geschniegelt klingen. Dieser Skill sorgt dafür, dass Betreff, Einstieg, Hauptteil und Abschluss sauber aufgebaut sind, ohne dass der Text steif oder nach KI wirkt.

Besonders nützlich ist das bei Abstimmungen, Anfragen, Aufgabenübergaben oder kurzen Informationsmails. Auch wenn schon ein Entwurf vorhanden ist, kann der Skill helfen, die Nachricht verbindlicher, klarer und menschlicher zu machen.

Die Grenze ist aber auch hier einfach: Ein guter Skill ersetzt keine gute Absicht. Wenn Informationen fehlen, Zuständigkeiten unklar sind oder die Erwartung selbst unsauber ist, kann auch die formulierte E-Mail nur begrenzt gut werden. Der eigentliche Nutzen liegt darin, vorhandene Inhalte klarer, lesbarer und brauchbarer zu machen.

🧩 Aktueller Stand

• Umsetzung: Skill für ChatGPT und Codex
• Skill: e-mail-kommunikationskonzept
• Kanonische Implementierung: skills/e-mail-kommunikationskonzept/SKILL.md im portablen Codex-Bestand
• Stand: 2026-07-21

Der Skill erstellt oder überarbeitet E-Mails aus Stichpunkten, Notizen und Rohentwürfen. Er bestimmt Anlass, erwartete Reaktion, Zuständigkeiten, Fristen und Ton, priorisiert das passende Betreffstichwort und gibt standardmäßig nur Betreff und vollständigen E-Mail-Text aus.

Die aktuelle Fassung berücksichtigt insbesondere:

• sichtbare Platzhalter statt stiller Annahmen bei fehlenden Angaben
• Priorisierung der wichtigsten erwarteten Reaktion im Betreff
• zwei interne Überarbeitungsdurchgänge für natürliche Sprache
• Erhalt von Bedeutung, Fakten, Fristen und Verbindlichkeit
• eine abschließende Qualitätsprüfung vor der Ausgabe

Die SKILL.md im portablen Codex-Bestand ist die operative Quelle. Damit der Wissenseintrag den heutigen Stand weiterhin vollständig dokumentiert, wird ihre aktuelle Fassung hier als datierter Snapshot wiedergegeben.

📘 Vollständige Skill-Fassung

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name: e-mail-kommunikationskonzept
description: Erstellt und überarbeitet klare, verbindliche und natürlich formulierte E-Mails aus Stichpunkten, Notizen oder Rohentwürfen. Verwenden bei Aufforderungen wie „E-Mail formulieren“, „E-Mail überarbeiten“, „klarer und verbindlicher schreiben“, „passenden Betreff erstellen“, „Anfrage formulieren“ oder wenn eine professionelle E-Mail mit präzisem Betreff, direktem Einstieg, strukturiertem Hauptteil und eindeutigem Abschluss entstehen soll.
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# E-Mail nach dem Kommunikationskonzept

Aus Stichpunkten, Notizen oder einem Rohentwurf eine klare, professionelle und natürlich klingende E-Mail formulieren. Bedeutung, Fakten und Absicht erhalten; den Inhalt nicht eigenmächtig verschärfen oder abschwächen.

## Auftrag erfassen

Vor dem Formulieren bestimmen:

- Was ist der Anlass?
- Was soll die empfangende Person wissen, entscheiden oder erledigen?
- Wer ist verantwortlich oder betroffen?
- Gibt es einen Termin oder eine Frist?
- Welche Begründung und welcher Kontext sind notwendig?
- Welcher Ton und welche Anrede sind angemessen?

Fehlende Angaben nicht stillschweigend ergänzen. Nur nachfragen, wenn eine fehlende Information Aussage, Verbindlichkeit oder sachliche Richtigkeit wesentlich beeinflusst. Andernfalls einen sichtbaren Platzhalter wie `[FRIST EINFÜGEN]` verwenden.

## Betreff formulieren

Den Betreff nach diesem Muster aufbauen:

`STICHWORT || Präziser Betreff`

Das Stichwort anhand der primären Absicht auswählen:

- `AKTION` – die empfangende Person soll etwas erledigen
- `INFO` – die Nachricht dient hauptsächlich der Information
- `ANFRAGE` – eine Auskunft, Rückmeldung oder Entscheidung wird benötigt
- `ABSTIMMUNG` – eine gemeinsame Klärung oder Terminfindung ist erforderlich
- `UNTERZEICHNEN` – eine Freigabe oder Unterschrift wird benötigt

Bei mehreren möglichen Stichwörtern die wichtigste erwartete Reaktion priorisieren. Thema, Gegenstand und gegebenenfalls Termin oder Frist konkret nennen. Allgemeine Betreffzeilen wie „Kurze Rückfrage“, „Information“ oder „Weiteres Vorgehen“ vermeiden.

## E-Mail strukturieren

### Anrede

Eine zur Beziehung und Situation passende Anrede verwenden. Vorhandene Namen und Anredeformen unverändert übernehmen. Fehlt eine notwendige Anrede, einen klaren Platzhalter verwenden oder bei informellen internen Nachrichten neutral beginnen.

### Einstieg

Unmittelbar nach der Anrede die Kerninformation nennen:

- Worum geht es?
- Was wird erwartet?
- Bis wann oder zu welchem Termin?
- Warum ist es relevant?
- Wer ist betroffen oder verantwortlich?
- Wo findet etwas statt, falls relevant?

Nicht schematisch alle Punkte aufführen, sondern nur die relevanten Informationen in ein bis drei kurzen Sätzen verbinden.

### Hauptteil

Nur den Kontext ergänzen, der zum Verständnis oder zur Bearbeitung nötig ist.

- Kurze Absätze verwenden.
- Mehrere Anforderungen oder Informationen als Aufzählung strukturieren.
- Sachverhalte in nachvollziehbarer Reihenfolge darstellen.
- Konkrete Verben und aktive Formulierungen bevorzugen.
- Wiederholungen und Nebenthemen entfernen.
- Fristen, Zuständigkeiten und erwartete Ergebnisse eindeutig benennen.

### Abschluss

Mit einer klaren Erwartung oder Handlungsaufforderung enden, sofern eine Reaktion erforderlich ist. Gewünschte Handlung, verantwortliche Person, Frist und Form der Rückmeldung knapp benennen. Einen Hinweis auf Rückfragen nur ergänzen, wenn er sinnvoll ist. Eine zur Beziehung und Situation passende Grußformel verwenden.

## Natürlich und menschlich formulieren

Nach der inhaltlichen Strukturierung zwei interne Überarbeitungsdurchgänge durchführen.

### Erster Durchgang

- Bedeutung, Fakten, Fristen und Kontext unverändert erhalten.
- Klare und direkte Verben verwenden.
- Satzlänge und Satzanfänge natürlich variieren.
- Mechanische Übergänge und unnötige Verknüpfungen reduzieren.
- Fachbegriffe erhalten, wenn sie richtig und nützlich sind.
- Ton an Empfänger, Beziehung und Anlass anpassen.
- Persönliche Formulierungen aus der Vorlage erhalten, sofern sie passen.

Wenn der Nutzer eine Schreibprobe oder frühere E-Mail bereitstellt:

- Satzlänge, Rhythmus, Formalität, typische Übergänge und wiederkehrende Formulierungen berücksichtigen.
- Die erkennbare Stimme übernehmen, ohne sie zu überzeichnen.

Wenn keine Schreibprobe vorliegt:

- Sachlich, freundlich und direkt schreiben.
- Natürlich variieren, ohne künstlich locker zu werden.
- Die E-Mail wie eine konkrete Nachricht und nicht wie einen Mustertext formulieren.

### Zweiter Durchgang

Intern prüfen: „Was klingt daran noch offensichtlich KI-generiert?“ Danach die Endfassung gezielt überarbeiten.

Besonders achten auf:

- leere Höflichkeitsfloskeln und lange Vorreden
- werbliche, aufgeblasene oder pathetische Sprache
- generische Schlussformeln ohne konkreten Inhalt
- Chatbot-Reste wie „Ich hoffe, das hilft“ oder „Sag Bescheid“
- zu glatte Dreierfiguren und schematische Aufzählungen
- erzwungene Synonymwechsel
- übermäßige Gedankenstriche
- mechanische Übergänge
- unnötiges Hedging und Absicherungsfloskeln
- abgenutzte KI-Wörter wie „robust“, „innovativ“, „transformativ“, „entscheidend“, „Landschaft“ oder „unterstreicht“
- unpersönliche Satzfragmente, wenn ein normaler Satz klarer wäre

Keine absichtlichen Fehler, künstliche Umgangssprache oder aufgesetzte Persönlichkeit einbauen. Eine professionelle E-Mail darf sauber formuliert sein; sie soll nur nicht wie eine generische Textvorlage klingen.

## Inhalt absichern

Vor der Ausgabe prüfen:

1. Ist sofort erkennbar, worum es geht?
2. Ist klar, was die empfangende Person wissen oder tun soll?
3. Sind Fristen, Termine und Zuständigkeiten eindeutig?
4. Enthält die E-Mail nur erforderlichen Kontext?
5. Stimmen Fakten und Absicht mit der Vorlage überein?
6. Passt das Stichwort im Betreff zur erwarteten Reaktion?
7. Wurden Bedeutung, Fakten und Verbindlichkeit unverändert erhalten?
8. Passt der Sprachrhythmus zur Situation und gegebenenfalls zur Schreibprobe?
9. Wurden auffällige KI-Muster im zweiten Durchgang entfernt?

## Ausgabe

Die beiden Überarbeitungsdurchgänge intern durchführen. Standardmäßig ausschließlich Folgendes ausgeben:

```markdown
**Betreff:** STICHWORT || Präziser Betreff

<vollständiger E-Mail-Text>
```

Keine Erläuterung der vorgenommenen Änderungen ergänzen.

Nur wenn entscheidende Angaben fehlen, davor einen kurzen Abschnitt ausgeben:

```markdown
**Offene Angabe:** <konkrete fehlende Information>
```

Alternativen, Varianten, Änderungsübersichten oder ausschließlich einen Betreff nur erstellen, wenn der Nutzer dies verlangt. Auf Deutsch schreiben, sofern keine andere Sprache vorgegeben ist.

⛓️‍💥 Referenzen

• E-Mail-Kommunikationskonzept
• KI-Skill: KI-Text menschlich machen